Idmen vs. context bestanden
Eén document met hoe jullie werken, wat jullie doen en welke projecten meetellen, dat iemand bij elke vraag meestuurt. Zo doen de meeste organisaties het nu, en de eerste weken werkt het.
Vier dingen die een bestand niet kan
Het bestand is een foto van de dag waarop iemand hem schreef, en jullie werk loopt daarna door.
- AI-briefing.docxbijgewerkt 4 maanden geleden
- 9 projecten afgerond
- 2 werkwijzen herzien
- 1 collega vertrokken
Verouderd voordat iemand hem opent
Vanaf het moment dat iemand hem opslaat loopt de klok. Er komen projecten bij, jullie herzien een werkwijze, een collega vertrekt. Het bestand weet daar niets van, en aan het antwoord is niet te zien dat het uit de oude versie kwam.
- AI-briefing.docx
Copilotelke sessie
ChatGPTelke sessie
Claudeelke sessie
Iemand moet hem elke keer meesturen
Bij elke sessie, in elke tool, door elke collega. Twaalf mensen die drie tools gebruiken zijn zesendertig plekken waar dezelfde uitleg opnieuw naartoe moet zodra er iets verandert. Na de tweede keer doet niemand het meer.
- Staat erin
Wat we doen · onze sectoren · onze schrijfstijl
Staat er niet in- waarom die aanpak daar sneuvelde
- wat er in het overleg echt speelde
- welke versie de definitieve was
Het waardevolste is niet op te schrijven
Een bestand bevat wat één persoon zich herinnerde te typen. Waarom een aanpak bij die klant sneuvelde, wat er in het overleg echt speelde, welke versie de definitieve werd: dat zit in negen jaar projecten en in de hoofden van de mensen die eraan werkten. Vier kantjes vangen dat niet.
- Voorbeelden eerder werk.docx
gedeeld met: iedereen
- Meerdink
- Bramerveld
- Van Duren
- klantnamen, in de bijlage
Eén bestand kent geen rechten
Zodra er voorbeelden uit eerder werk in staan, staan er klantnamen in. Wie het bestand heeft, heeft alles. Een versie voor wie op dat project zit en een versie voor wie er niet op zit bestaat niet.
Iedereen gebruikt AI, ieder in zijn eentje
Een projectleider heeft in Claude een manier gevonden om een gespreksverslag in twintig minuten om te zetten naar bevindingen. Een medewerker bewaart de beste instructies in een document op het bureaublad. Een teamleider bouwde een eigen GPT met acht pdf’s erin. Alle drie werken ze sneller dan een half jaar geleden, en de organisatie merkt er niets van.
Die twintig minuten blijven van één persoon. De rest van het team hoort er nooit van en leest hetzelfde soort verslag met de hand door. Bij een nieuw project begint iedereen weer met dezelfde bestanden bij elkaar zoeken.
Ondertussen komen er tools bij. De context staat op zes plekken en het werk dat ertoe doet zit weggestopt in gesprekken die niemand terugleest. Er ontbreekt geen tool en geen bestand. Er ontbreekt een laag eronder waar alle drie uit putten.
- Sanneprojectleider
- Werkwijze in Claude
- Verslag naar bevindingen
- Marijkemedewerker
- Instructies op het bureaublad
- 3 losse pdf's
- Joristeamleider
- Eigen GPT
- 8 documenten erin
Drie opstellingen. Geen van de drie weet van de andere twee.
Het venster mag wisselen, de laag eronder niet
Jullie projectleider werkt in een ander venster dan jullie teamleider, en een collega weer in een derde. Dat hoeft niet hetzelfde te worden. Ze moeten alleen uit hetzelfde geheugen putten.
Wat vastligt is de laag eronder: het geheugen, de rechten, de koppelingen en de vastgelegde werkwijzen. Het model en het venster staan daarbovenop en mogen elk jaar veranderen. Stapt de organisatie over op een ander model, dan houdt ze haar context, haar regels en haar manier van werken.
Wie erbij komt, begint niet bij nul. Die erft de koppelingen, de afspraken en de werkwijzen die al getest zijn, en daarmee ook wat de organisatie in negen jaar heeft geleerd.
- Copilot
- ChatGPT
- Claude
Teams
- Geheugen
- Rechten
- Koppelingen
- Werkwijzen
Het leest waar het werk al staat
SharePoint, Teams, de mailbox. Geen bestand dat iemand moet bijwerken, maar een koppeling naar de plek waar het werk toch al gebeurt.
Nieuw werk gaat er vanzelf in
Een afgerond rapport, een gespreksverslag, een opgeleverd project: die worden verwerkt en zijn daarna onderdeel van het geheugen. Zonder dat iemand eraan denkt.
Tegenstrijdigheden komen bovendrijven
Twee documenten die elkaar tegenspreken worden opgespoord en opgelost, in plaats van allebei even stellig meegestuurd te worden.
De werkwijze ligt vast, niet in een hoofd
Welke bronnen meetellen, in welke volgorde, wat er wordt nagekeken voordat iets naar buiten gaat. Wij leggen dat één keer vast en houden het bij.
Een contextbestand, en een laag die bijblijft
- IdmenEen contextbestand
- Blijft actueelJa, leest mee waar het werk staatNee, verouderd vanaf het opslaan
- BijhoudenDoorlopend, door onsHandmatig, voor altijd, door iemand die het erbij doet
- Hoe het bij de AI komtVia MCP opgehaald, elke sessieOpnieuw meesturen, per tool en per collega
- DekkingHet hele archief, opgeschoond en gestructureerdWat één persoon zich herinnerde te typen
- RechtenPer klant en per projectWie het bestand heeft, heeft alles
- BronvermeldingBij elke regel, terug naar het documentGeen, je moet het op zijn woord geloven
- TegenstrijdighedenOpgespoord en opgelostZoek jij het maar uit
- Groeit meeElk afgerond project maakt het scherperStaat stil vanaf het moment van opslaan
Een eigen GPT of een Copilot-agent met documenten eronder is dezelfde constructie in een ander jasje: iemand koos ooit die bestanden, en niemand ververst ze. Het probleem zit niet in het formaat maar in het feit dat er geen eigenaar is.
Wanneer een bestand gewoon genoeg is
Een contextbestand is prima als…
je situatie weinig verandert, je in één tool werkt en het om je eigen werk gaat. Een eenpitter of een team van drie komt hier ver mee, en het kost niets.
Idmen is er voor als…
het om de kennis van meer mensen gaat dan jezelf en niemand het bestand nog bijwerkt. Als er geheimhouding en rechten overheen gaan, en iemand het in maand drie nog moet bijhouden.
Begin gerust met het bestand. Stap over zodra niemand hem meer bijwerkt.